Manifeste pour des réunions impliquantes

Nous avons assisté (tiens, je n’ai pas écrit “participé”) récemment à une réunion “classique” d’entreprise, et nous nous sommes fait la réflexion en sortant que ça faisait longtemps et que ça ne nous manquait pas vraiment ! L’idée nous est alors venue d’écrire un manifeste des réunions telles que nous les aimons, sur le modèle du manifeste agile.

Nous découvrons comment mieux conduire les temps collectifs par la pratique et en aidant les autres à le faire. Ces expériences nous ont amenés à valoriser :

  • La construction collective plus que l’exposé d’une solution
  • Les visuels construits pendant la réunion plus que les comptes-rendus écrits a posteriori
  • La limitation par le temps plus que par la complétude d’un sujet
  • Un but concret et inspirant plus qu’un ordre du jour

Les 12 principes sous-jacents :

  • Désignez un facilitateur en amont du temps collectif. Il sera chargé de la conception et du bon déroulement de celui-ci.
  • Assurez-vous que les bonnes personnes soient présentes, et seulement celles-ci.
  • Définissez un but précis, clair et limité. Mieux vaut 2 réunions d’une heure focalisées qu’une réunion de 2h aux objectifs multiples.
  • Partagez avec les participants le but de la réunion, les livrables attendus et les étapes prévues pour y parvenir.
  • Tenez compte des individus en présence : état d’esprit, fatigue, soucis, … et des interactions entre eux : tensions, intérêts divergeants, niveau de proximité, … Si besoin, accordez un temps pour lever les freins de ce type (ice breaker, discussion, …).
  • En tant que facilitateur, ne participez pas au contenu, veillez uniquement à la forme, aux individus et aux interactions.
  • Réservez un temps pour permettre à chacun d’entrer dans le sujet et d’être en mesure de prendre part à la réflexion.
  • Donnez à voir à tous et à tout moment ce qui est dit pour l’acter et passer à la suite (post-its, schémas, …).
  • Faites une pause toutes les 1h / 1h30.
  • Soignez le livrable final pour qu’on puisse lire le contenu en le prenant en photo (écriture majuscule, schémas soignés, notions clés encadrées, …).
  • Un temps collectif finit souvent par un plan d’actions. Limitez leur nombre, préférez les petites actions et répondez pour chacune d’elles aux questions “qui ?” “quand ?” “quoi ?”.
  • Quittez-vous sur une note positive et énergisante.

 

Pour aller plus loin : notre formation à la facilitation des temps collectifs

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